02. Le téléphone arabe professionnel

Objectif : Illustrer les distorsions possibles dans la communication (incompréhensions, interprétations) et sensibiliser à l’importance de la clarté dans les échanges.

Durée : 10 à 15 minutes.

Matériel nécessaire :

• Une liste de messages professionnels simples (3 à 4 phrases maximum).
• Papier et stylo pour que les participants notent les versions finales.

Déroulement de l’activité :

1. Formation des groupes :
   • Divisez les participants en groupes de 5 à 7 personnes.
   • Chaque groupe se met en ligne ou en cercle, suffisamment éloigné pour éviter d’entendre les autres.
2. Message initial :
   • L’animateur donne un message professionnel au premier participant de chaque groupe.
   • Exemple de message :
     • « Le client a besoin de recevoir le devis final d’ici demain midi pour pouvoir signer le contrat avant la fin de la semaine. »
     • « La réunion de mardi est avancée à lundi à cause du déplacement de la direction. »
3. Transmission du message :
   • Le premier participant chuchote le message au suivant, et ainsi de suite, jusqu’au dernier membre du groupe.
   • Les participants n’ont droit qu’à une seule écoute et ne peuvent pas poser de questions.
4. Restitution finale :
   • Le dernier participant de chaque groupe annonce à haute voix la version qu’il a comprise du message.
   • Le formateur lit ensuite le message initial pour comparer.

Débriefing :

1. Comparaison et analyse :
   • Identifiez les parties du message qui ont été modifiées ou perdues.
   • Discutez des raisons de ces erreurs : manque d’attention, complexité du message, biais d’interprétation, etc.
2. Lien avec les situations réelles :
   • Reliez l’exercice à des cas concrets :
     • Transmission d’informations dans une équipe.
     • Malentendus dans des chaînes hiérarchiques.
     • Importance d’éliminer les ambiguïtés dans les messages écrits ou oraux.
3. Conseils pratiques :
   • Insistez sur l’importance de :
     • Reformuler pour s’assurer d’une bonne compréhension.
     • Clarifier les consignes et utiliser des mots simples.
     • Poser des questions en cas de doute.

Débriefing spécifique pour un groupe RH :

1. Lien avec les missions RH :
   • Discutez des conséquences d’une mauvaise transmission d’informations RH, comme :
     • Une erreur dans un contrat ou une fiche de paie.
     • Une absence mal gérée qui désorganise une équipe.
     • Une communication interne mal comprise, provoquant des tensions.
2. Conseils spécifiques :
   • Privilégier les reformulations dans les échanges avec les managers ou les employés.
   • Utiliser des supports écrits (e-mails ou mémos) pour compléter la communication orale.
   • S’assurer de la clarté des consignes dans les documents RH.

Variante ludique : Messages partiels

Pour corser l’exercice, donnez au premier participant un message incomplet et demandez aux autres de le compléter au fil de la chaîne. Par exemple :

• Message initial : « Les bulletins de salaire sont prêts, mais il manque… »
• Chaque personne ajoute un élément.
• Analysez les ajouts et voyez comment le message final diverge de l’intention initiale.

Variante : Message à compléter

Objectif : Illustrer comment une communication peut être déformée lorsqu’elle est incomplète.

Déroulement :

1. Donnez au premier participant un message partiel, par exemple :
   • « Les bulletins de salaire doivent être remis, mais il manque… »
   • « La réunion de QVT aura lieu lundi, sauf si… »
   • « Le contrat du stagiaire est prêt, sauf que… »
2. Chaque personne complète à sa manière en transmettant le message.

Débriefing :
Comparez le message final avec le point de départ pour observer les distorsions et discuter des précautions à prendre dans une communication professionnelle.